By: Maricela Peña, Director of the Labor Law Department at Guardia Montes Abogados

Artificial intelligence isn’t a topic for the future anymore. It’s a tool that’s here now, transforming how companies operate, make decisions, and compete. Integrating it intelligently can boost productivity, optimize processes, and improve profitability. However, doing so without a clear strategy can expose organizations to far-reaching legal, financial, and reputational risks.

Let’s consider a real scenario: a financial manager, accountant, or any employee decides to use public AI platforms to speed up their work. Their intentions are good, but if they enter sensitive information into tools that don’t guarantee confidentiality or data protection, the company could face everything from legal penalties to the loss of strategic assets.

In Costa Rica, the labor framework explicitly states that every worker has a duty to strictly protect technical and trade secrets, as well as confidential administrative matters whose disclosure could harm the employer. Ignoring this obligation, even unknowingly, doesn’t exempt anyone from responsibility, and in the context of AI, the risks of non-compliance multiply.

The answer isn’t to ban AI, but to regulate and train. Companies that understand this not only protect their information and assets but also build trust and strengthen their organizational culture. This means:

• Defining clear internal policies about which AI tools can be used and under what conditions
• Training staff to understand the legal and ethical implications of AI use
• Implementing internal supervision and audit processes to ensure compliance

While we don’t yet have specific AI regulations in Costa Rica, there are international frameworks like UNESCO’s Recommendation on the Ethics of Artificial Intelligence, which establish principles such as transparency, fairness, data protection, and human oversight. These guidelines can and should be adapted to each company’s reality.

In today’s market, competitive advantage doesn’t just come from adopting technology—it comes from doing so in a way that’s secure, legal, and strategic. Organizations that act today won’t just avoid penalties tomorrow; they’ll position themselves as cutting-edge leaders in a business environment that demands innovation with responsibility.

On this journey, having partners who understand both the language of technology and the rigor of legal frameworks becomes a key differentiator. At Guardia Montes Abogados, we’ve guided companies in implementing policies and protocols that not only comply with the law but also protect their operations and strengthen their reputation. Because in the age of artificial intelligence, it’s legal intelligence that defines who leads… and who gets left behind.

La inteligencia artificial ya no es un tema del futuro: es una herramienta presente que está transformando la forma en que las empresas operan, deciden y compiten. Integrarla con inteligencia puede aumentar la productividad, optimizar procesos y mejorar la rentabilidad. Sin embargo, hacerlo sin una estrategia clara puede exponer a la organización a riesgos legales, financieros y reputacionales de gran alcance.

Pensemos en un escenario real: un gerente financiero, un contador o cualquier colaborador decide utilizar plataformas de IA públicas para acelerar su trabajo. La intención es positiva, pero si se ingresa información sensible en herramientas que no garantizan la confidencialidad ni el resguardo de datos, la empresa podría enfrentar desde sanciones legales hasta la pérdida de activos estratégicos.

En Costa Rica, el marco laboral establece de forma expresa que todo trabajador tiene el deber de guardar rigurosamente los secretos técnicos y comerciales, así como los asuntos administrativos reservados cuya divulgación pueda causar perjuicio al patrono. Ignorar esta obligación —incluso por desconocimiento— no exime de responsabilidad, y en el contexto de la IA, los riesgos de incumplimiento se multiplican.

La respuesta no está en prohibir, sino en regular y capacitar. Las empresas que entienden esto, no solo protegen su información y patrimonio, sino que generan confianza y fortalecen su cultura organizacional. Esto implica:

• Definir políticas internas claras sobre qué herramientas de IA pueden utilizarse y bajo qué condiciones.
• Capacitar al personal para comprender las implicaciones legales y éticas del uso de IA.
• Implementar procesos de supervisión y auditoría interna para asegurar el cumplimiento.

Si bien aún no contamos con una normativa específica sobre IA en el país, existen referencias internacionales, como la Recomendación sobre la Ética de la Inteligencia Artificial de la UNESCO, que establecen principios como transparencia, equidad, protección de datos y supervisión humana. Estas guías pueden y deben ser adaptadas a la realidad de cada empresa.

En el mercado actual, la ventaja competitiva no proviene únicamente de adoptar tecnología, sino de hacerlo de forma segura, legal y estratégica. Las organizaciones que actúan hoy no solo evitarán sanciones mañana, sino que se posicionarán como líderes de vanguardia en un entorno empresarial que exige innovación con responsabilidad.

En este camino, contar con aliados que comprendan tanto el lenguaje de la tecnología como el rigor del marco jurídico se convierte en un valor diferencial. En Guardia Montes Abogados hemos acompañado a empresas en la implementación de políticas y protocolos que no solo cumplen la ley, sino que blindan su operación y fortalecen su reputación. Porque en la era de la inteligencia artificial, es la inteligencia legal la que define quién lidera… y quién queda atrás.